Les avantages de la visioconférence

La richesse d’une entreprise, c’est son équipe, constituée d’humains. Cet adage s’applique mieux quand les collaborateurs concernés sont en bonne forme physique et intellectuelle. Une équipe soudée est une équipe qui communique et échange bien, et donc se rencontre. Mais faire se rencontrer physiquement des participants éloignés implique d’organiser de longs déplacements. Un des challenges que relève la visioconférence est d’annuler une grande partie des inconvénients de l’organisation de réunions, tout en limitant la perte de qualité de la rencontre humaine.

Permettre à des collaborateurs travaillant sur différents sites de se réunir sans que la plus grande partie soit dans l’obligation d’effectuer un long voyage, c’était une chimère avant la démocratisation de la visioconférence. La visioconférence n’a pas pour vocation de remplacer complètement la réunion physique dans la même salle. Elle présente néanmoins de nombreux atouts pour améliorer la communication dans l’entreprise tout en maîtrisant les coûts inhérents. Sa version minimaliste consistera à relier par le son et l’image deux participants. Chacun le fera en utilisant par exemple l’application Skype sur son smartphone. En proposant les avantages de la vidéo gratuitement au plus grand nombre, le logiciel Skype est d’ailleurs presque devenu un nom commun, connu dans le monde entier. À plus grande échelle, différentes salles de réunion seront reliées en vidéo à très haute définition, chaque salle de conférence disposant de plusieurs grands écrans et d’une caméra ou plusieurs.

Jusqu’il y a peu, la seule solution passait par des systèmes totalement dédiés, et souvent la location à très haut prix de liaisons par satellite. Le maillage à très haut débit du réseau Internet a permis de passer outre cet aspect ruineux de la visioconférence. L’investissement en matériels et en logiciels n’est toujours pas négligeable, certes, mais nous allons voir que ce système peut présenter des avantages multiples pour l’entreprise. La place prise par la visioconférence ne se limitera pas à une réunion interne à l’entreprise. Ce système également comme solution dans la formation de nombreux participants, et dans la relation avec les clients situés à distance.

L’argent, un facteur incontournable pour toutes les entreprises

Tout d’abord, parlons des avantages au niveau des finances. Organiser une réunion regroupant de nombreux participants au siège de l’entreprise suppose les faire se déplacer s’ils travaillent habituellement sur d’autres sites. Cela va naturellement engendrer des frais de transport, de restauration et éventuellement d’hébergement. Ajoutons à cela les éventuels effets du décalage horaire si l’entreprise œuvre à l’international. N’oublions pas les compensations dues au titre de la convention collective applicable dans le secteur d’activité de l’entreprise.

Il est souvent possible d’opter pour la visioconférence afin de réduire les coûts. En choisissant ce mode de communication aussi souvent qu’il est possible, on va réduire les charges :

• directes, liées aux prestations de déplacement des participants concernés,
• indirectes liées à leur moindre disponibilité durant cette période, qui peut être bien plus longue que la réunion en elle-même.

À elle seule, la notion de réduction des coûts est un argument de poids pour l’adoption de la visioconférence lors de nombre de réunions. Mais l’expérience montre que les avantages sont nombreux à découler de ce choix de mode de communication. Nous en passons d’ailleurs quelques-uns en revue dans la suite de cet article et dans les pages vers lesquelles nous vous dirigeons.

Un travail collaboratif amélioré

Combien de réunions n’ont pas lieu, car trop difficiles à organiser ? Il aurait fallu trouver rapidement un créneau correspondant à tous les collaborateurs pressentis, mais en prenant en compte la contrainte du déplacement. Avec une bonne solution de vidéoconférence, il suffit d’organiser deux réunions courtes et distinctes sur chacun des deux sites. La seule contrainte supplémentaire est qu’elles doivent se tenir au même moment. Le tour est joué.

Une série d’échanges bilatéraux de communications téléphoniques, de messages électroniques, donnera classiquement lieu à une note de service applicable à tous sans avoir été débattue en commun. C’est donc après coup, et avec du retard que certaines remarques très pertinentes seront faites, et les décisions modifiées en fonction d’icelles. Et on repartira pour un tour supplémentaire. En utilisant la visioconférence pour une meilleure collaboration inter-sites, on peut gagner à la fois du temps de mise en efficacité et de la qualité dans la collaboration.

La productivité de vos équipes

L’arrêt, ou du moins la forte réduction, des pertes de temps productif lié aux transports est un élément qui vient immédiatement à l’esprit quand l’on songe à augmenter la part de la visioconférence dans le fonctionnement de son entreprise. Cela serait une raison en elle seule suffisante poussant à adopter la visioconférence pour un gain de productivité. Mais le temps n’est pas le seul facteur à prendre en compte pour l’organisation réactive avec différents interlocuteurs. Dans le cadre de la formation continue aussi, des cours dispensés par visio en ligne auprès des participants sont de plus en plus plébiscités.

L’aptitude à maîtriser la réunion à travers la visioconférence procurera également un atout supplémentaire à l’ensemble de vos salariés. Il peut exister certaines circonstances empêchant l’un des collaborateurs à tenir physiquement sa place. Des circonstances climatiques exceptionnelles, des routes bloquées par des mouvements sociaux, ou tout simplement un genou abîmé peuvent en être à l’origine. La technologie permet désormais à tout un chacun de continuer à participer depuis son domicile au travail commun. Il lui suffit de disposer à son domicile d’un micro-ordinateur relié à Internet, d’un micro et d’une webcam, enfin d’apprendre à utiliser le bon outil logiciel.

La visioconférence, vecteur de changement

Apprendre à travailler plus souvent à l’aide de la visioconférence plutôt que par la présence physique aux réunions va impulser des changements d’attitude au sein de votre entreprise. Certains ne seront pas visibles de l’extérieur, car ils ne concerneront que l’organisation interne des prises de décisions, des formations, et plus généralement des relations quotidiennes. Par certains aspects, vous pouvez également tirer parti de la transformation de votre entreprise grâce à la visioconférence, tout simplement en le faisant savoir. En réduisant la fréquence et la distance de vos déplacements professionnels, vous améliorez l’empreinte carbone de votre entreprise. Faites-le donc savoir afin d’améliorer l’image d’écoresponsabilité de votre entreprise.

L’accoutumance des interlocuteurs à la notion de visioconférence va également pouvoir influencer certaines décisions d’organisation dans les entreprises disposant de plusieurs sites. En effet, la notion de distance sera abolie pour beaucoup d’aspects d’échanges d’informations et de savoirs. De plus, assez rapidement, on remarquera que le besoin de l’adoption d’une solution globale de communication et de gestion de l’information se fera sentir. Ces solutions intègrent à la fois la gestion des agendas, du stockage des données dans le cloud, des messageries instantanée et différée, de la communication audio et de la visio. Avantage non négligeable, une fois la prise en main par chacun des collaborateurs effectuée, une interface utilisateur unique sera le vecteur de tous les échanges d’informations au sein des différents sites de l’entreprise.

L’éventail des solutions de visioconférence proposé pour limiter les déplacements est énorme. Les plus grandes entreprises informatiques, Microsoft en tête, améliorent sans cesse leur technologie au fur et à mesure du développement du réseau Internet. La visioconférence est accessible à toutes les tailles d’entreprises, y compris les TPE et PME tant que l’on choisit une solution de communication adaptée à ses besoins.