La réduction des coûts grâce à la visioconférence
Au sein de la longue liste des avantages de la visioconférence, la réduction des coûts est souvent citée en premier. Les grandes entreprises disposant de collaborateurs en déplacements fréquents, ou exerçant dans des filiales partout en France ou dans le monde, connaissent parfaitement l'impact des frais de déplacement et d'hébergement liés à l'organisation de réunions, conférences ou assemblées.
Autrefois acceptés, car inévitables, le coût de ces déplacements est aujourd'hui remis en cause, d'une part pour une question de bon sens suite aux crises financières, puis d'autre part grâce au développement des systèmes de communication par visioconférence. Il est effectivement possible depuis quelques années d'accéder à des solutions de réunion par vidéo interposée totalement fiables et sécurisées, donnant une entière satisfaction aux entreprises et aux administrations utilisatrices.
Nous allons voir que derrière la diminution des déplacements des salariés et clients des entreprises adeptes de la visioconférence, se cachent d'autres éléments, eux aussi propices à réaliser des économies, permettant de rentabiliser rapidement l'investissement nécessaire à la mise en place d'une solution de communications par visioconférence.
La visioconférence au service de la diminution des déplacements
Les entreprises françaises, longtemps frileuses vis-à-vis des solutions de visioconférence et de réunions par vidéo, semblent enfin en saisir tout le potentiel en matière de réduction des coûts. Selon une étude menée par le groupe Easynet Global Services, opérateur de réseau mondial, 85 % des entreprises interrogées estiment que la visioconférence possède un vrai potentiel pour réduire les coûts de fonctionnement d'une entreprise.
Paradoxalement, seulement un quart de ces entreprises envisage de s'équiper d'une telle solution de communication, en raison d'une supposée complexité de mise en œuvre et de doutes sur la qualité du travail possible au cours d'une réunion de travail par vidéo. Or, force est de constater que le marché des systèmes de visioconférence connaît une réelle simplification de l'offre et des technologies utilisées, sans oublier une régulière baisse des prix. De plus, les entreprises déjà équipées mettent volontiers en avant le fait qu'une réunion de travail par visioconférence peut tout à fait être aussi productive et conviviale qu'une même réunion dans une salle, nécessitant le déplacement de nombreux participants et engendrant les frais qui vont avec ces déplacements.
Si le potentiel d'un système de vidéoconférence pour la réduction des déplacements est une évidence, comme pour tous les réseaux de communication à distance, il est tout de même intéressant de s'attarder sur certains aspects secondaires, mais finalement importants. En effet, en plus de l'aspect strictement financier (transports, frais de bouche, hébergement), la multiplication des déplacements professionnels peut se chiffrer en termes de coût social.
Le nombre d'heures important passé dans les transports (route, train ou avion) pour se rendre à une réunion ou conférence peut rapidement générer fatigue et stress pour les salariés d'une entreprise disposant de collaborateurs partout en France ou dans le monde. Ce coût humain, ou social, est positivement impacté à la baisse dans les entreprises utilisant la visioconférence.
Pour être complet, comme toutes les solutions visant à diminuer les transports, la visioconférence peut se targuer de s'inscrire dans une démarche écologique, aidant à limiter les émissions de CO2 occasionnées par des déplacements parfois dispensables.
Travail à distance et visioconférence : deux outils complémentaires
La visioconférence est un outil idéal au service du travail à distance et inversement, serait-on tenté de dire. Effectivement, le télétravail est un mode d'organisation du travail qui suscite l'intérêt des entreprises pour son potentiel à limiter certains coûts présentiels, tout en offrant l'indépendance dans leur travail aux salariés qui souhaitent exercer à distance grâce au réseau internet.
Le revers de la médaille d'un tel fonctionnement peut parfois se faire sentir au niveau des difficultés pour manager et informer ces collaborateurs physiquement absents des réunions, des bureaux et des couloirs de l'entreprise.
L'utilisation de logiciels et systèmes de conférence par vidéo peut s'inscrire dans cette démarche de gestion managériale pour renforcer le lien et la communication avec le personnel ayant choisi le travail à distance. Certaines informations, parfois importantes, sont diffusées de manière informelle au sein d'une entreprise. Il est donc logique et productif de se tourner vers la visioconférence pour maintenir un lien, à la fois convivial et propice au travail collaboratif en réseau, entre la direction d'une entreprise et les salariés éloignés de ses locaux.
Du point de vue des collaborateurs pratiquant le travail en mobilité, le fait de participer régulièrement à des réunions par vidéo en ligne peut être utile pour rompre le sentiment d'isolement qui peut parfois émerger.
La visioconférence et le travail à distance sont donc deux solutions d'organisation du travail qui peuvent se renforcer mutuellement pour contribuer à la réduction des coûts liés aux déplacements dans le cadre professionnel.
