La visioconférence pour une meilleure collaboration inter-sites

La distance a toujours été un problème pour la communication des sociétés œuvrant sur plusieurs sites éloignés, à fortiori pour les entreprises de taille mondiale. Le téléphone a été en son temps très apprécié pour limiter certains déplacements de moindre importance. Mais le téléphone est un moyen de communication peu adapté à des réunions de grande ampleur. Des matériels très performants permettent pourtant d’améliorer significativement le confort d’utilisation de cette liaison audio entre deux groupes de participants. Cela se fait habituellement avec des téléphones spécifiques dits de conférence, tels ceux de l’entreprise Polycom, très connue dans cette technologie.

Ces systèmes de communication, quelle que soi leur qualité, sont limités par leur conception même. Ne véhiculant que la voix, ils sont imperméables à un des avantages de la visioconférence : la transmission de la communication non verbale. L’ajout de la communication vidéo entre les différents sites reliés va permettre une meilleure qualité de l’expérience utilisateur. Ceci va rejaillir automatiquement sur la qualité de l’interaction entre les équipes des différents sites de l’entreprise.

L’interaction directe par la vidéoconférence : la réunion en ligne efficace

Sans la technologie vidéo, une réunion de travail à distance entre deux équipes de collaborateurs oblige chacun à disposer des documents de travail, que ce soit sous forme papier ou sur son ordinateur. Une bonne partie de l’attention de chacun est focalisée sur le fait de rester bien synchronisé. Fatalement, il y a un décalage entre l’orateur principal et le reste des participants, et donc une perte d’information utile. Avec un système de visioconférence, le meneur des débats peut mettre à disposition des autres participants le document-support précis en temps réel. Suivant l’équipement de la salle de visioconférence, la vidéo de l’orateur peut se partager un unique écran avec les documents de travail, ou bien s’afficher sur un écran distinct de leur présentation. Avec la vidéo en plus de l’audio, l’efficacité de la réunion en visioconférence se rapproche très fort de celle des réunions physiques. Cela s’explique simplement, car les codes de comportement sont les mêmes et sont perçus de la même façon. Polycom a d’ailleurs baptisé une partie de son offre de solutions de communication : RealPresence.

Une possibilité d’organiser une réunion entre sites de façon quasi immédiate

Réunir des collaborateurs basés sur des sites de l’entreprise qui sont physiquement éloignés pose non seulement un problème de coût, mais aussi d’organisation des agendas. En effet, les participants amenés à se déplacer jusqu’à la salle de conférence doivent bloquer en plus les différents temps de transport. Ceci fait que souvent une simple heure de réunion entraîne l’utilisation d’une journée complète de leur temps. Ajoutons à cela le temps nécessaire à trouver à chaque fois les bons billets de transport et la logistique annexe. Il est difficile en présentiel de clôturer une réunion par une suggestion du type : « Si vous le désirez, vous réfléchissez à tout cela et nous calons une courte réunion complémentaire la semaine prochaine ». Avec la visioconférence et l’utilisation des services du web au lieu de ceux de la SNCF, cela devient tout à fait possible. Cela pourra même se faire avec la téléprésence par Skype ou Lifesize d’un expert basé à l’autre bout du monde, mais qui pourra se révéler ponctuellement très utile.

Ces économies réalisées sur les temps et les frais de transport vont pouvoir enfin être utilisées de façon productive. Les désirs d’organisation de réunions thématiques en ligne pourront être exaucés, et cela sans demander un effort supplémentaire. Chaque salle enrichira plus régulièrement la réflexion de l’autre ou du trio, tout simplement à l’aide de ces applications dédiées aux communications vidéo.

Une information en commun, gage d’esprit d’équipe

La présentation simultanée d’une nouvelle offre de service ou d’un nouveau produit aux collaborateurs de différents sites de l’entreprise est de nature à renforcer le sentiment d’appartenance au groupe. Avec la visioconférence au travers du réseau Internet, ce type de réunions peut être mené de façon interactive, chacun des participants renvoyant en temps réel ses impressions et remarques. Mais il perçoit également, à travers la caméra, l’écran et la communication audio, les réactions des collaborateurs du second site de l’entreprise. Les échanges entre les salles ne sont plus verticaux, mais l’expérience vécue devient horizontale.

Dans les sites éloignés, la communication avec les outils de la visioconférence en ligne au lieu des déplacements systématiques au siège de l’entreprise a un effet bénéfique sur l’ensemble des collaborateurs. En effet, toute l’équipe est au courant que les réunions importantes ont lieu sur le site lui-même. Cela réduit son sentiment d’infériorité par rapport aux hautes sphères de décision. En cette période de fragilité mondiale de l’économie, l’expérience de l’utilisation d’une solution de visioconférence est bonne pour le moral global des collaborateurs de chacun des sites de l’entreprise.