Comment organiser une visioconférence : quels sont les outils indispensables ?

La collaboration par écrans interposés devient une norme dans de nombreuses entreprises, tant pour l'organisation de réunions formelles que pour échanger au quotidien sur des projets divers. Notre guide de la visioconférence vous permettra d'en apprendre plus sur les avantages de ce type de communication et sur les différents équipements utiles au fonctionnement d'une conférence à distance.

Toutefois, pour profiter au mieux des bénéfices de la visioconférence au travail et disposer d'une solution adéquate, il est essentiel d'identifier les espaces dans lesquels vous procéderez aux conférences en ligne, la fréquence d'utilisation du service et les options dont vous allez avoir besoin. Par ailleurs, la visioconférence est certes une solution pratique et économique, mais une bonne organisation est indispensable pour en faire un outil efficace et productif.

Choisir la solution de visioconférence adaptée à vos besoins de communication

Les principaux équipements pour communiquer en ligne

Avant de prendre la décision de lancer des réunions à distance, il est important de déterminer de quel type de matériel vous allez avoir besoin. Il existe en effet une multitude de solutions sur le marché, mais toutes ne seront pas adaptées à votre propre utilisation de la visioconférence. Alors comment organiser une visioconférence ? Faisons donc le point sur les principaux produits et services existants et sur les objectifs auxquels ils répondent :

• Pour une utilisation ponctuelle dans un bureau, incluant seulement quelques participants, il peut être judicieux d'opter pour une solution qui vient s'ajouter à un ordinateur ou à une tablette. L'idée est souvent de mettre en place un kit de visioconférence ou une solution tout-en-un (webcam de visioconférence avec micro intégré par exemple) qui sera facile d'utilisation et qui s'intégrera aisément au bureau.
  Peu coûteux, ce type d'équipement peut néanmoins offrir une qualité audio et vidéo tout à fait convenable et faciliter les échanges entre les salariés de l'entreprise ou avec des clients.
• Dans des salles spécialement dédiées aux réunions de travail et aux conférences, des solutions plus abouties seront souvent nécessaires. Il faudra alors opter pour un écran de grande taille, permettant à tous les participants de voir clairement les personnes avec qui ils communiquent à distance. Le système audio doit lui aussi être sélectionné en fonction de la taille de la salle, afin que chacun puisse se faire entendre distinctement à l'aide d'une station ou de plusieurs micros. De même, la réception audio doit donner la possibilité à tous les participants de la pièce d'entendre ce qui se dit de l'autre côté de l'écran, par le biais d'une station offrant un son de qualité et couvrant la superficie adéquate.
• Une autre solution de visioconférence est la Microsoft Teams Room ou la Zoom Room. Systèmes de salle de réunion clé en main, ils se composent d’un équipement de qualité qui inclut une solution de collaboration, à savoir Zoom ou Teams. Cherchant à améliorer la productivité en facilitant la mise en place et le déroulement des réunions à distance, ces systèmes offrent la possibilité de rejoindre très rapidement une vidéoconférence, et ce, sans même avoir à brancher son PC à une caméra ou à un écran.
• Pour une expérience plus immersive, du matériel de téléprésence est également disponible. Plus onéreuses, ces solutions donnent la possibilité de communiquer de manière presque naturelle, comme on le ferait dans un face-à-face physique, grâce à un écran plasma et à une haute définition en termes d'image et de son. Ce type de matériel est majoritairement utilisé au sein des grosses entreprises, qui disposent de bureaux à travers tout un pays ou répartis à travers le monde.

Les options pour personnaliser l'équipement de vos visioconférences

Ces quelques exemples de solutions pour la communication à distance ne couvrent pas l'ensemble des produits existants, mais cela vous permet de vous faire une idée plus précise des choix qui s'offrent à vous. Il faut également savoir qu'avec les progrès technologiques constants, un grand nombre d'options vient s'ajouter aux kits de visioconférence et appareils de communication à distance.

Ainsi, si vous souhaitez intégrer la visioconférence de façon permanente dans votre entreprise et en faire un outil privilégié de communication, vous pourrez opter pour une solution qui intègre le partage interactif de documents et de vidéos, allant souvent de pair avec l'utilisation de deux écrans. L'un est utilisé pour la communication visuelle avec la personne se trouvant de l'autre côté de l'écran et l'autre appareil sert au partage des fichiers.
En fonction des types de salles de réunion, un mobilier spécifique peut aussi être mis en place, comme des tables avec support pour écran ou avec des blocs électriques encastrés.
Il existe également plusieurs types de caméras, avec des systèmes qui intègrent des caméras multiples, ce qui s'avère utile lorsqu'un grand nombre de participants prend part à la réunion. On trouve également des modèles de caméra mobile, qui permettent de s'adapter aux mouvements de la personne qui est en train de parler et qui réalisent un cadrage automatique des participants. De même, les barres de visio conférence sont des solutions tout en un qui incluent caméra, haut-parleurs et micros. Elles sont idéales pour les petites et moyennes salles de conférence.
La connectivité est un autre point à considérer lors du choix de la solution à adopter. Hormis les bandes passantes nécessaires pour un fonctionnement optimal, il faut s'intéresser au type de connexion et notamment envisager un système sans fil pour plus de praticité, sans faire de compromis sur la qualité des communications.
Certains équipements permettent de transformer un équipement USB filaire classique en matériel sans fil. C’est essentiellement le cas pour réaliser un partage d’écran sans avoir à relier son ordinateur au câble HDMI de l’écran de la salle de conférence. Cependant, d’autres solutions permettent de convertir sa caméra USB en caméra sans fil pour des visio sans fil.

Les logiciels web de communication à distance

En vous procurant des solutions de visioconférence prêtes à être utilisées, vous bénéficierez généralement d'un logiciel intégré. Mais tous ne proposent pas les mêmes fonctionnalités.
De plus, il faut savoir qu'il est possible de procéder à l'installation d'un logiciel de visioconférence sur un smartphone, un PC ou une tablette sans avoir à acheter d'équipements spécifiques en complément. Pour les travailleurs indépendants ou les petites entreprises, il s'agit d'une solution particulièrement intéressante, d'autant que plusieurs logiciels proposent un service gratuit, avec des options payantes, comme le font Microsoft Teams, Hangouts, Zoom, etc.

Afin de bien choisir votre logiciel de visioconférence, plusieurs éléments doivent être considérés :

• Le nombre de participants qui peuvent intégrer la réunion, sans que cela ne nuise à la qualité de l'appel vidéo.
• L'intégration d'autres applications au logiciel, afin de pouvoir le connecter aisément à d'autres outils permettant par exemple le partage de fichiers ou la lecture de vidéo.
• Le niveau de sécurité du logiciel de conférence : en passant par le Cloud ou toute autre solution qui intègre une connexion Internet, il existe effectivement des risques, et mieux vaut s'en prémunir en choisissant une offre qui protégera vos données.
• Les options telles que la possibilité d'enregistrer la visioconférence, de disposer d'un chat en complément de la communication visuelle, de masquer les intervenants qui n'ont pas la parole, etc.

Les conditions préalables à vérifier avant le lancement de la réunion en ligne

Une fois que vous avez acquis le matériel et le logiciel de visioconférence qui vous conviennent, et que l'installation est en place, vous allez pouvoir réaliser vos premières réunions à distance. Alors, comment mettre en place une visioconférence ? Il est primordial de vous assurer que chaque collaborateur a le matériel adéquat à disposition :

• Un appareil doté d'une caméra, afin de pouvoir retransmettre son image auprès des autres participants.
• Un écran pour qu'il puisse voir les autres individus en ligne.
• Un système comprenant un micro ainsi qu'une sortie audio pour permettre les échanges verbaux. Dans certaines situations (en open space, dans les transports, dans une salle bruyante, etc.), il pourra être utile de se servir d'écouteurs ou d'un casque. 

Pour bien organiser votre conférence, il faudra également prêter attention à la connexion Internet, à la qualité vidéo et audio de chaque appareil et à la mise en place d'une salle de réunion virtuelle dans laquelle vous invitez les participants à prendre à part à l'échange. Avant vos premières réunions, il peut être judicieux de procéder à des tests, voire de former les salariés qui seront amenés à utiliser ce nouveau système de collaboration.
Les prérequis ne sont donc pas uniquement matériels, et il ne suffit pas de se munir des dernières technologies de visioconférence pour réussir le passage à la réunion virtuelle de façon efficace.