Zoom Rooms : Le guide pour comprendre et vous équiper

Quelle est la différence entre Zoom et Zoom Rooms ?

Zoom Video Communications est une société américaine qui propose un service de conférence à distance comprenant visioconférence et messagerie instantanée. 

Leader de son secteur, Zoom vous permet d’organiser des réunions vidéo depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette. Vous pouvez créer une réunion, en envoyant une invitation à vos interlocuteurs sur leur adresse mail, ou la rejoindre en cliquant sur le lien envoyé par l’organisateur. Ce service dispose d’une formule gratuite ainsi que des options payantes, en fonction des besoins.

Au-delà du service “classique” de visioconférence, Zoom propose différentes autres offres, comme les formules Zoom Phone, Zoom Events & Webinar ou encore Zoom Rooms.

Cette dernière est une solution de visioconférence Zoom conçue spécifiquement pour les salles de réunion. Avec une licence Zoom Rooms et un équipement adéquat certifié, vous n’avez plus besoin de connecter votre ordinateur portable au matériel visio de votre salle pour rejoindre une réunion. 

Pour résumer, Zoom est un logiciel de visioconférence que l’on retrouve sur son device personnel (ordinateur, smartphone, tablette) et qui vous permet d’organiser ou de rejoindre des réunions vidéo. La Zoom Room, quant à elle, est une solution pour salle de réunion. L’invitation à la conférence s’envoie donc directement sur l’adresse de la salle et vous n’avez plus à passer par votre PC ou Mac pour la rejoindre. 

Quels sont les avantages des Zoom Rooms ?

La Zoom Room est une solution payante pour salle de réunion permettant de profiter pleinement des avantages de la visioconférence, tout en maximisant les notions de gain de temps, de facilité d’utilisation, de praticité ainsi que de confort sonore et visuel.

Jusqu’à un passé assez récent, les solutions de visioconférence étaient coûteuses, complexes et utilisées exclusivement chez les grands comptes. Fonctionnant point à point, souvent entre succursales d’une même société, elles limitent les interactions avec les partenaires extérieurs. 

Avec l’arrivée des Zoom Rooms, la visioconférence professionnelle se démocratise : accessible, simple et conviviale. Elle transforme radicalement l’utilisation de nos salles de réunion et en font un point d’entrée majeur des communications internes et externes à l’entreprise.

Comparée à l’usage d’un compte Zoom classique, la Zoom Room offre les avantages suivants : 

• Système autonome : aucun branchement USB ou HDMI n’est nécessaire avant de lancer une visioconférence. Venez les mains dans les poches ! Pour aller encore plus loin, certains appareils sont munis d’un détecteur de présence et s'allument automatiquement dès votre entrée dans la salle.
• Aucune configuration avant de rejoindre la conférence : l’équipement est déjà paramétré. Vous pouvez oublier les “Votre micro est coupé”, “Je ne vous vois pas”, etc.
• Réservation simplifiée de la salle : lorsque vous organisez une réunion, il vous faut inviter la salle. Cette procédure est simplifiée par l’intégration des calendriers Office 365, Google et Exchange.
• Lancement de réunion simple et rapide : le calendrier des réunions est affiché sur l’écran de la salle et sur la tablette tactile, quand il y en a une. Il suffit donc de cliquer sur la réunion pour la lancer.
• Qualité audio et vidéo Premium : l’ensemble des appareils destinés à une Zoom Room ont été contrôlés et certifiés par la firme, vous assurant une qualité de son et d’image irréprochable.
• Prise en charge de plusieurs caméras : pour une conférence dans une très grande salle ou pour la mise en avant du contenu d’un tableau blanc, Zoom permet de partager plusieurs flux vidéo simultanément. Vous pouvez alors installer jusqu’à 3 caméras dans votre salle.
• Visioconférence sur 3 écrans : si votre matériel vous le permet, vous pouvez répartir la diffusion de votre visioconférence sur 1,2 ou 3 écrans. Ainsi, vous pouvez afficher la vidéo sur un écran, un partage d’écran sur un autre, etc.
• Partage d’écran simplifié : Zoom vous donne la possibilité de dupliquer l’image de votre ordinateur de manière filaire (câble HDMI) ou sans fil. Grâce au multi-partage sans fil, plusieurs personnes peuvent partager simultanément du contenu.
• Tableau blanc interactif : prenez des notes ou annotez un document en temps réel avec la fonction tableau blanc. Grâce à ce tableau partagé, chacun peut ajouter ses idées et enregistrer le fichier commun pour garder une trace de la réunion.

En plus de ces avantages principaux, diverses fonctionnalités sont disponibles, telles que :

• L’enregistrement de la réunion, le lancement d’appels téléphoniques, la diffusion one-to-many, etc.
• L’adaptation automatique à la bande passante disponible
• La visualisation de l’orateur actif, le contenu ou la galerie avec 25 flux vidéo
• La demande de prise de parole ou de contrôle pour annoter à distance
• La gestion centrale pour le modérateur : coupure et ouverture des micros et caméras
• La possibilité d'utiliser les fonctionnalités de partage d’écran sans fil en dehors d’une visioconférence.
• L’administration à distance pour votre service informatique

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Quel prix pour une licence Zoom Rooms ?

Comme nous l’avons dit précédemment, pour transformer sa salle de réunion en salle de visioconférence autonome Zoom Rooms, il est nécessaire d’avoir une licence. Celle-ci est propre à la salle en question. Ainsi, si vous souhaitez équiper 3 salles, il vous faudra 3 licences. 

Côté tarif, il y a 2 possibilités.

• Dans le cas d’une facturation mensuelle, la licence est à 46 € par mois.
• Si vous optez pour une facturation annuelle, la licence vous reviendra à 469 €, soit 39 € par mois.

En plus de la licence, des options sont proposées par Zoom, comme le connecteur de salles de conférence, permettant d’utiliser des équipements en H.323/SIP ou l’augmentation de la capacité de participants au-delà des 1 000 déjà autorisés.

Puis-je utiliser ma Zoom Rooms pour participer à des visioconférences Microsoft Teams, ou autres ?

Une salle équipée d’un matériel de conférence Zoom Rooms sera utilisée au maximum de ses capacités lors de visioconférences sur Zoom. Toutefois, si vous êtes invité à participer à une visio sur une autre plateforme, comme Microsoft Teams par exemple, il est tout de même possible d’utiliser votre salle Zoom Room. 

En effet, Zoom vous permet de participer à des réunions tierces sur Skype Entreprise, Microsoft Teams, WebEx, GoToMeeting, Fuze, Google Meet et BlueJeans. 

Pour ce qui est de la prise en charge des invitations Microsoft Teams et Webex, elle est possible grâce au Direct Guest Join. Lorsque l'option est activée, la réunion s’affiche dans votre calendrier, comme si c’était une conférence Zoom. Il suffit de cliquer dessus pour la rejoindre. 

Pour Skype Entreprise et GoToMeeting, il vous faudra configurer un service d’interopérabilité tiers. Un service d’interopérabilité tiers est un service logiciel qui "convertit" une visioconférence d’un service A (comme GoTo Meeting) afin de la rendre compatible par un service de visio B (comme Zoom). 2 interlocuteurs participent à une même visioconférence, mais avec des logiciels différents. 

Ces services d'interopérabilité sont payants. Les plus connus et les plus versatiles sont : Polycom RealConnect, Pexip, Webex CMR, GTM InRoomLink 

Plus d'informations sur le site de Zoom

Puis-je basculer du mode autonome au mode USB ?

De plus en plus, les constructeurs de matériel autonome proposent des solutions pour pouvoir passer facilement en mode BYOD, c’est-à-dire de passer du mode Zoom Rooms au mode USB , en connectant son ordinateur à la caméra.

Sur certains appareils Android, appelés "Appliance Mode", comme la Logitech Rally Bar ou la Poly Studio X50, il est possible de connecter un câble USB à la barre vidéo et de basculer temporairement en mode Plug & Play, sans paramétrage spécifique.

L’équipement fonctionne alors comme une caméra USB classique et vous permet de lancer une réunion sur n'importe quel service de visio : Pexip, Starlift, Bluejeans, etc. 

Pour d’autres, comme les MeetingBar A20 et A30 de Yealink, il est nécessaire d’ajouter un accessoires, comme le boîtier Yealink VCH51. 

Les systèmes basés sous Windows, quant à eux, ne permettent normalement pas de basculer en mode USB. Cependant, grâce à des accessoires comme le Logitech Swytch ou le Yealink BYOD Extender, il va être possible de faire en sorte que l’équipement soit géré par votre ordinateur et non pas par le PC Zoom Rooms de la salle.

Il existe également des appareils compatibles avec les différentes marques de matériel Zoom Rooms, comme le commutateur Toggle USB 3.0 d’Inogeni. 

Comment équiper une Zoom Rooms ?

L’aménagement d’une Zoom Room ne se fait pas au hasard. Il faut choisir un équipement certifié et conçu pour cet usage. En effet, le matériel d’une Zoom Room intègre un système d’exploitation permettant de faire fonctionner l’application sans l’aide d’un ordinateur extérieur. Il n’est donc pas possible de seulement utiliser sa caméra USB classique. De nombreuses marques proposent aujourd'hui du matériel pour Zoom Rooms, comme Logitech, Poly, Yealink, Dten, etc.

Ce système d’exploitation peut être Android ou Windows 10 IoT. En fonction de l’équipement que vous possédez déjà, de vos besoins, mais aussi de votre budget, il vous faudra alors vous orienter vers l’un ou l’autre de ses systèmes.

De manière générale, les solutions Android sont moins coûteuses et sont adaptées aux petites et moyennes salles de réunion. Souvent sous forme de barre tout en un, vous n’avez qu’un appareil à acheter pour aménager votre salle. Une tablette tactile peut être ajoutée pour un contrôle facilité, et des micros d’extension sont, la plupart du temps, proposés en option. 

Cette alternative ne permet donc pas de réutiliser l’équipement que vous possédez déjà. De plus, les versions Android présentent moins de fonctionnalités que les versions Windows.

Les versions Windows sont plus onéreuses, mais vous permettent d’utiliser votre équipement existant puisqu’il fonctionne grâce à un mini PC, appelé NUC, sur lequel vous pouvez connecter vos périphériques audio et vidéo. Plus flexible, cette alternative est idéale pour les grandes salles de réunion avec plusieurs écrans et caméras (possibilité d'aller jusqu'à 3 écrans et 3 caméras avec les Zoom Rooms), mais sera plus compliqué d’installation que les barres tout en un. Cependant, avec un système Windows, vous avez accès à l’ensemble des fonctionnalités et nouveautés développées par Zoom.

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