Wat heb je nodig voor videoconferencing ?

Wil je met je bedrijf inzetten op video conference en de vele voordelen dat dat met zich meebrengt? In deze gids ontdek je welke hardware je nodig hebt en wat de Do's en Dont's zijn. Hieronder alle elementen die u nodig heeft voor een geslaagde video conference.

Een videoconferencing camera

Het type camera en audiosysteem dat het meest geschikt is voor uw vergaderzaal hangt af van uw persoonlijke voorkeuren, de grootte van de vergaderzaal, het aantal personen dat aan een meeting deelneemt en of u een BYOD of een autonoom systeem zoekt. Hieronder de verschillende formfactors.

Een videobalk

Een videobalk is een video conference unit in de vorm van een soundbar met een geïntegreerde camera, microfoons en luidsprekers. Het voordeel van dit type units is dat u ze netjes aan de muur kan bevestigen (muurbevestiging wordt meestal meegeleverd), dat ze relatief weining plaats in beslag nemen en heel estetisch zijn.

Dit type units is perfect voor een kleine tot middelgrote (van 3 tot 8 personen) vergaderzalen. Omdat de microfoons geïntegreerd zijn in de unit ligt het bereik van de microfoons meestal tussen de 3 en de 5 meter. Voor de meeste producten in deze categorie kan u dat bereik uitbreiden met een extra speakerphone of een uitbreidingsmicrofoon. Er bestaan zowel BYOD (USB) als autonome (stand-alone) videobalken.  

Belangrijke fabrikanten binnen deze categorie zijn Poly, Logitech, Jabra, Yealink en Epos.

Een 360° camera

Een 360° webcam is net als een videobalk een all-in-one device. Deze twee types verschillen echter sterk in gebruik en in hoe ze eruit zien. Een videobalk wordt traditioneel aan de muur gehangen of op het uiteinde van een tafel geplaatst terwijl een 360° camera door zijn panoramisch zicht eerder in het midden van de tafel geplaatst wordt. De voordelen van dit type camera's is dat ze heel compact en mobiel zijn, dat ze door het feit dat ze in het midden van de tafel geplaatst worden de afstand tussen de unit en de deelnemers korter is en dat ze een mooi panoramisch beeld geven. 

Een 360° camera is geschikt voor een kleine tot middelgrote vergaderzaal van 3 tot 8 deelnemers. Meestal worden dit type producten aangesloten via USB (BYOD), maar er bestaan ook stand-alone units die u zonder PC kan bedienen. 

Belangrijke fabrikanten binnen deze categorie zijn Owl Labs, Kandao, Panasonic en Coolpo.

Een PTZ camera met speakerphone(s)

Een video conference systeem met PTZ camera is ideaal voor grote vergaderruimtes. PTZ staat voor Pan Tilt Zoom. Dit type camera kan dus (al dan niet automatisch) draaien en bewegen. Dankzij de grote lens hebben deze camera's vaak een grotere zoom-capaciteit en vangen ze meer licht op. De speakerphones of microfoons worden via (USB of RJ) kabel aan de PTZ camera aangesloten. De PTZ camera wordt dan op zijn beurt op uw PC/bedieningstablet aangesloten. Het is mogelijk om meerdere speakerphones aan elkaar te koppelen en zo het bereik van de microfoons aanzienlijk te vergroten. Deze systemen zijn geschikt voor vergaderzalen van ongeveer 10 tot 15 personen. 

De belangrijkste fabrikanten van deze systemen zijn Aver, Logitech en Yealink.

Een display voor video conferencing

Een vergaderzaal voor video conference is niet compleet zonder beeldscherm. Een groot beeldscherm is noodzakelijk zodat de personen die in de vergaderzaal aanwezig zijn de personen die van op afstand aan de vergadering deelnemen goed kunnen zien. Het formaat en de helderheid van het scherm zijn afhankelijk van de grootte van de vergaderzaal en de lichtinval. Bovenop het beeldscherm heeft u uiteraard eveneens een muurbeugrl of een rolstandaard nodig. Er bestaan 3 types displays die geschikt zijn voor conferencing.

Een professioneel indoor beeldscherm

Dit zijn meestal klassieke beeldschermen voor professioneel (intensief) gebruik zonder geïntegreerde TV-tuner. Dit beeldscherm dient minstens 2 of meer HDMI-poorten te hebben, een helderheid van minimum 250 candela en het beeldscherm is best voorzien van standaard VESA gaten om het beeldscherm makkelijk aan de muur of op een standaard te monteren. Belangrijke fabrikanten binnen deze categorie zijn Samsung en LG.

Een Digibord

Een digibord of smart board is een échte meerwaarde tijdens een video conference. Niet enkel kan je vanop de meeste PC's/Tablets/smartphones draadloos casten naar een digibord, maar deze kan ook heel goed van pas komen om tijdens de video conference aantekeningen te maken die voor alle deelnemers (zels de personen die van op afstand meevolgen) zichtbaar zijn.

Verder heeft een digibord een aantal bijkomende slimme extra's: geïntegreedre webbrowser, compatibiliteit met Office documenten, touch feedback en rechtstreeks compatibel met uw lokale server of uw favoriete cloud-dienst.

Belangrijke fabrikanten binnen deze categorie zijn Samsung, LG, Viewsonic, Iiyama en Huawei.

Een video conference scherm

Dit type display is in feite een smart board mét een compleet geïntegreed video conference systeem. Het voordeel van dit type display is dat u zo goed als geen kabels heeft en dat u in één klap een volledig video conference systeem én een display van hoge kwaliteit heeft. 

Deze displays zijn beschikbaar in BYOD (USB) en autonome versies. Verder hebben ze alle voordelen van een digibord zoals bijvoorbeeld de whiteboard-functie, webbrowser, Office-compatibiliteit en draadloos casten. Dit is de way-to-go als u veel belang hecht aan design en aan een nette en opgeruimde vergaderzaal.

Belangrijke fabrikanten binnen deze categorie zijn Samsung, LG, Viewsonic, Yealink, Iiyama en Huawei.

Draadloos presenteren

In de perfecte meeting room is een presentatiesysteem een absolute must. Presentatiesystemen  bestaan in alle vormen en maten. Van een heel klein accessoire dat u achter het beeldscherm verstopt tot een complete draadloze hub met dongles om verbinding te maken, het bestaat allemaal! Deze systemen kunnen we in twee grote groepen opdelen.

 Draadloos presenteren

Deze systemen staan toe om, met of zonder behulp van een draadloze dongle, je scherm draadloos te delen naar de display van de vergaderzaal. Zowel de video als de audio van jouw PC worden draadloos naar het beeldscherm gecast. Op die manier heb je geen HDMI/USB kabel nodig en wordt presenteren een fluitje van een cent. 

De belangrijkste fabrikanten binnen deze categorie zijn Airtame, Barco Clickshare, ScreenBeam en Epson.

Draadloze video conference

Met deze accessoires kan je zowel draadloos presenteren als draadloos verbinding maken met eender welke USB video conference hardware. Het volstaat om zowel het scherm (via HDMI) als de video conference apparatuur (USB) aan te sluiten op de centrale hub. Deze hub kan u netjes achter of onder het scherm verstoppen. Vervolgens kan u in een oogopslag met behulp van een dongle met knop (of een App) draadloos verbinding maken met zowel het scherm als de conferencing apparatuur.

De belangrijkste fabrikanten binnen deze categorie zijn Barco Clickshare en ScreenBeam.

Advies nodig?

Heeft u hulp nodig bij het uitrusten van uw meeting room? Onze experts krijgen wekelijks vormingen en trainingen van fabrikanten. Hierdoor hebben ze een uitstekende productkennis. Ze zijn telefonisch bereikbaar op weekdagen van 9 tot 17u op 02 273 04 61