Conferencing : complete gids voor het aanschaffen van video conference materiaal

Het inrichten van een video conference ruimte kan ingewikkeld zijn. Het bepalen van uw behoeften, het kiezen van de juiste audiovisuele apparatuur, de opstelling van de verschillende elementen, de ruimte klaarmaken om deze snel en makkelijk te kunnen gebruiken, het zoveel mogelijk verstoppen of verwijderen van elk spoor van bedrading zijn allemaal elementen die vooraf moeten worden overwogen. We hebben deze gids gemaakt om de inrichting en uw keuze makkelijker te maken en u stap voor stap te begeleiden, in overeenstemming met uw behoeften, bij de keuze van de ideale apparatuur voor uw video conference.

1- De keuze van de vergaderruimte en de akoestiek ervan

Of het nu in het echt wordt gekozen of op een plan, en om hoorcomfort te bieden aan zowel de gebruikers als hun correspondenten, moet een video conference ruimte worden beoordeeld op zijn akoestische kwaliteiten. Alle harde oppervlakken: muren, ramen, glazen tafel, bepaalde soorten plafonds ... zullen de neiging hebben om stemmen te reflecteren en daardoor het audiogedeelte onaangenaam maken met een spelonkachtig geluid, zie 'echo of feedback.

Om alle factoren die de goede akoestiek van uw vergaderruimte nadelig beïnvloeden zo goed mogelijk te dempen, zijn er oplossingen die eenvoudig in te zetten zijn :

- Voorzie uzelf van jaloezieën of gordijnen (ook aan de muren indien nodig);

- Het plaatsen van akoestische panelen;

- het verwijderen of dempen van elke bron van geluidsoverlast (airconditioning, videoprojector, enz.);

- Groene planten en verschillende decoraties zijn allemaal elementen die de geluidsweerkaatsing vertragen.

2- Het meubilair van uw video conference ruimte

Het kiezen van de juiste meubels is belangrijk. Of het nu gaat om de geluidsweerkaatsing zoals hierboven beschreven, het comfort of zelfs de bruikbaarheid voor het installeren van apparatuur, op video conference gericht vergaderkamermeubilair heeft zijn eigen kenmerken.

Verschillende soorten meubels moeten daarom vermeden worden:

- Glazen meubelen: rommelige, koude en weerkaatsende geluiden;

- Vergadertafels en dressoirs zonder kabelmanagementoplossingen;

- Stoelen waarbij design voorrang heeft boven comfort (houd er rekening mee dat sommige vergaderingen enkele uren kunnen duren, dus het is belangrijk om te zorgen voor een uitstekende zitgelegenheid voor alle deelnemers).

3- Een video conference camera kiezen: vergelijking van de beste webcams

Uw video conference ruimte is klaar, het meubilair is gekozen, het is nu tijd om een keuze te maken over het hart van uw installatie: de audiovisuele apparatuur.

Bij video conference is de juiste camerakeuze bepalend.

Soms kan de fout worden gemaakt door een klassieke webcam te kiezen om een kamer uit te rusten: vergaderingen worden dan snel een vervelende gebeurtenis voor correspondenten: slecht gezichtsveld, slechte identificatie van de spreker, slechte algemene definitie of overbelichting ... Zoveel overlast maken video conference uiteindelijk contraproductief en schadelijk voor het imago van het bedrijf.

Om uw video conference uit te rusten met een geschikte camera, dienen twee factoren te worden gedefinieerd: de grootte van de ruimte en het maximale aantal deelnemers.

Onze aanbevelingen voor de verschillende types vergaderzalen :

-Kleine vergaderzaal of "huddle room" 3/6 personen

De term “huddle room” verscheen een paar jaar geleden in Amerika en verwijst naar kleine ruimtes met maximaal 3 tot 6 zitplaatsen. Gezien het kleine oppervlak, dwingt de huddle room deelnemers aan een video conference vaak om heel dicht bij het scherm en de webcam te zitten en alleen naar rechts of naar links te kijken, zodat alle deelnemers correct kunnen worden gezien door hun correspondenten zonder vervorming van het beeld en zonder zich te hoeven verdraaien. Panacast, een Amerikaanse fabrikant, heeft een uiterst compacte webcam ontworpen met een uitzonderlijke kijkhoek van 180 °.

Jabra, de Europese fabrikant van headsets en tools voor visio, kocht deze fabrikant in 2017 en heeft daarom nu de Jabra Panacast in zijn catalogus, die een van de ideale webcams is geworden voor dit soort configuratie.

Andere producten die u kan overwegen voor dit type vergaderzaal zijn de Meeting Owl Pro of de Coolpo Huddle Pana

- Vergaderruimte voor 4/8 personen

Het is de directe concurrent van Jabra: het Amerikaanse bedrijf Poly (een contractie van de bedrijven Polycom en Plantronics) is gespecialiseerd in video conference apparatuur voor dit type ruimte, via zijn Polycom studio-assortiment.

Er worden in het bijzonder 2 modellen gebruikt: de Polycom Studio en de Poly Studio X30 (het equivalent dat native de Zoom- en Teams-oplossingen integreert en daarom geen pc nodig heeft om te kunnen functioneren). Deze 2 webcams voor video conference ruimtes bieden 4K resolutie, een intelligente zoom op de speaker en het "soundbar" -formaat, waardoor het mogelijk is om het geluidsgedeelte (microfoons en luidsprekers) te beheren.

Twee andere video conference camera's zijn zeer succesvol voor dit type configuratie: de Meeting Owl Pro en de Kandao Meeting, die dankzij hun 360 ° -camera de bijzonderheid bieden om deze midden op de tafel te zetten.

- Middelgrote zaal 8/15 personen

Dankzij de 5x zoom, de automatische focus op de actieve spreker en het "alles-in-1"-ontwerp - microfoons + krachtige soundbar - is de Poly Studio X50 de tool die perfect geschikt is voor dit soort vergaderruimtes. In combinatie met zijn TC8-tablet kan het uw Teams- of Zoom-webconferentie starten met slechts één klik en zonder pc.

- Grote vergaderruimte 15 personen of meer

Rekening houdend met het grote aantal deelnemers, zijn de webcams die over het algemeen in dit type configuratie worden gebruikt PTZ-camera's (gemotoriseerd) en uitgerust met een optische zoom die een focus op een of meer mensen mogelijk maakt, met een heel hoge beeldkwaliteit.

De Aver Media- en Polycom EagleEye-series worden het meest gebruikt in deze specifieke gevallen. Het maken van de juiste keuze hangt echter nog steeds af van andere factoren en er is technisch advies van onze video-experts nodig.

Webcams en videoconferentiesystemen bekijken

4- Beeldscherm: Uw Tv-scherm kiezen voor een vergaderzaal

In een Huddle room kan een 32-inch scherm voldoende zijn, het komt echter vaker voor om uitgerust te zijn met grote tv-schermen, waarvan sommige tot 85 inch (meer dan 2 meter) gaan. Gemakkelijker te installeren en responsiever dan videoprojectoren, professionele narrowcasting tv-schermen hebben de afgelopen jaren zakelijke videoprojectoren volledig vervangen.

Onze aanbevelingen:

De keuze is groot bij Samsung en NewLine (schermen inclusief webcam). Geef niettemin de voorkeur aan professionele reeksen met een laag verbruik en ontworpen voor 12/24 of 24/24 gebruik, en biedt bovendien interne communicatiebeheer dankzij hun geïntegreerde mediaspeler en beheerbaar via een USN-sleutel of het interne netwerk. Opgemerkt moet worden dat de helderheid van deze professionele schermen het gemakkelijk maakt om dicht bij een lichtbron (raam of verlichting) te installeren en dat hun matte panelen ongewenste reflecties zullen voorkomen.

Een belangrijk alternatief is ook om uw video conference ruimte uit te rusten met een interactief whiteboard, wat het dubbele voordeel biedt dat het zowel tijdens een eenvoudige documentpresentatievergadering als tijdens een trainingsbijeenkomst kan worden gebruikt dankzij het touchscreen.

Belangrijke producten in deze categorie zijn de Flip 2-serie van Samsung (55 of 65 inch) of de Newline Mira

Interactieve beeldschermen bekijken

5- Audio voor video conference

Goed horen en gehoord worden zijn essentiële factoren voor het succes van uw video conference.

Als sommige webcams microfoons en luidsprekers integreren, zoals de Polycom Studio, is het niettemin aan te raden om jezelf uit te rusten met audio-randapparatuur om het luistercomfort en de spraakopname te vergroten.

Onze aanbevelingen :

Kleine vergaderruimtes en Huddle Room: de Jabra Speak 710 of Plantronics Calisto 5300 zijn meer den voldoende

Kleine tot middelgrote vergaderruimte: de Jabra Speak 810 of Epos Expand 80 is geschikt voor dit type ruimte, hoewel het microfoonuitbreidingssysteem van Polycom Studio volstaat bij gebruik van deze webcams. Opgemerkt moet worden dat al deze producten bestaan ​​in een versie die is geoptimaliseerd voor Microsoft Teams (Speak 710 MS of Epos 80T).

Alle speakerphones bekijken

6- Complete video conference kits voor vergaderzaal

Onze teams hebben kant-en-klare kits ontworpen met alle componenten voor uw video conference-ruimte, van het scherm tot de microfoons, inclusief de webcam, bevestigingen en beugels. Aarzel niet om ons te raadplegen voor technische vragen over de audiovisuele apparatuur voor vergaderzalen, hulp bij het kiezen van producten of het aanvragen van een offerte.

Video conference kits bekijken

7- Welke software voor video conference ?

Om uw video conference uit te voeren, moet u natuurlijk een speciale dienst gebruiken. Als de bekendste Zoom, Microsoft Teams en Google Meet zijn, zijn deze 3 betaalde services. Dit zijn ideale oplossingen als u beveiliging of toegang tot geavanceerde functies wilt.

Onze aanbeveling :

We raden u aan om de gratis software JitsiMeet te testen die indruk op ons maakte qua functionaliteit. Deze oplossing is volledig gratis en u hoeft geen account aan te maken. De tool is toegankelijk op pc en Mac, maar ook op mobiel en tablet. Het is zelfs mogelijk om het te integreren in het samenwerkingsplatform Slack.