Les avantages d’avoir une salle de réunion équipée d’un kit de visioconférence autonome

Contrats, présentation d’offres commerciales, négociations, formations, ce sont désormais des pans entiers des relations entre entreprises qui peuvent se tenir en visioconférence via Microsoft Teams, Google Meet ou bien encore Zoom, ceci avec un avantage majeur en termes de frais de déplacement (en 2022, 57% des entreprises confirmaient avoir fortement diminué leurs coûts liés au déplacements et voyages d’affaires grâce à la visioconférence).

Pour autant, en 2023, ce sont 49% des employés qui disent assister à au moins deux visioconférences dérangées par des problèmes techniques chaque semaine.
Enfin, 79% de professionnels pensent que la visioconférence est tout aussi efficace, voir plus efficace que les réunions en personne, encore faut-il avoir le matériel adéquat.

Doter sa société d’un équipement de visioconférence est donc devenu stratégique.
Nous allons revenir ici sur les principaux avantages que ces solutions professionnelles apportent à une entreprise et ses partenaires.

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Les avantages d'une salle autonome pour les participants à distance :

1/ Éviter les « je te vois mais je ne t’entends pas » (ou l’inverse) : encore trop de réunions professionnelles démarrent par une étape hasardeuse de mise en route. La principale raison réside dans le fait que c’est bien souvent l’ordinateur individuel d’un des participants qui sert à lancer la ladite réunion en visio.
Un casque Bluetooth connecté précédemment, une mise à jour mal effectuée, le canal de sortie sonore modifié, une nouvelle webcam raccordée et la réunion  démarre dans les plus grandes difficultés, voire échoue pour terminer en mains libres sur un téléphone mobile.

2/ Optimiser le son : Le son est peut être l’élément le plus stratégique lors une conférence. Désormais entré dans les mœurs, ce sont des réunions aux enjeux commerciaux de premier ordre qui peuvent se tenir à distance. Un son caverneux, trop fort , trop faible ou excluant certains participants et c’est toute la qualité attendue lors d’un échange stratégique qui part en fumée.

3/ Optimiser l’image : Certains services de visioconférence dégradant déjà nativement la résolution nativement, ce sont pour les mêmes raisons que le son, que votre image se doit d’être irréprochable. Afin de transférer à vos correspondants toutes les subtilités d’une réunion en présentiel, être équipé d’une caméra en simple HD ne permet pas de se tenir à plus de 1,50 mètres d’elle sans offrir une image floue ou pixelisée.

4 /Optimiser la réalisation : Désormais souvent équipées nativement d’outils IA autonomes de réalisation, les meilleures webcams et barres visio du marché se chargent de zoomer ou sur l’orateur, cadrer un groupe ou bien encore offrir à vos correspondants plusieurs angles de vue. Votre réunion, et au travers de cela l’image de votre entreprise, se trouve alors considérablement améliorée.

5/ Permettre de présenter un produit ou une interaction sur un tableau blanc : Ce sont les mêmes outils d’IA ou des périphériques dédiés qui vont vous permettre de présenter les détails d’un objet en mode macro ou bien encore d’écrire sur un tableau qui sera présenté en Picture in Picture à vos correspondants.

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Les avantages d'une salle autonome pour les participants en présentiel :

1/ Une image de vos correspondants proche du présentiel : se doter d’un écran de bonne facture et de grande taille vous permettra, non seulement de mieux voir vos correspondants mais aussi et surtout de ressentir une bonne part des finesses ou des non-dits parfois tout aussi importants que le discours.
L’autre avantage d’un écran de grande taille sera de pouvoir prendre un certain recul vis-à-vis de la caméra évitant ainsi de donner la sensation de ne pas regarder les gens de face.

2/ Un son de qualité : Percevoir parfaitement les intonations de voix est aussi un enjeux crucial que cela soit en terme de simple confort ou bien en terme de compréhension fine des messages que souhaitent vous faire passer vos correspondants.

3/ Un matériel adapté à la taille de votre salle et au nombre de participants potentiels : la caméra , comme l’écran , les micros ou les hauts parleurs doivent être choisis en fonction du nombre de participants maximal afin d’assurer confort des utilisateurs et une certitude d’être vus et entendu parfaitement quelle que soit sa place dans la pièce.

4/ Moins de stress, concentrez-vous sur le sujet de la réunion et non son fonctionnement : Grace à son matériel dédié et une fois correctement équipée et configurée votre meeting room est prête à l’emploi et pourra enchaîner réunions sur réunions sans dysfonctionnement pénible lors de son lancement. Plus la peine alors de vérifier câbles et branchements, configuration avant chaque entrevue distante, on allume l’outil, l’écran, on ouvre le lien de réunion et tout est fait !

Le matériel nécessaire pour équiper une salle autonome

Une salle de visioconférence autonome peut fonctionner de deux façons différentes :

- soit, elle est dotée d’un mini-PC dédié à une plateforme collaborative(ex : mini-PC de conférence configuré Microsoft Teams)

- soit, et c’est la solution la plus proposée par les différents fabricants, elle est équipée d’une caméra autonome avec Android intégré (embarquant nativement les principaux services de visioconférence) et d'une tablette permettant d’accéder à l’interface de lancement et de contrôle de votre réunion.

Une solution facilitante au quotidien

Selon la taille de votre salle et la qualité souhaitée, il convient d’y ajouter différents périphériques : écran mais aussi barre de son, enceintes, micros centre de table ou micros plafond, visualiseur ou bien encore d’autres caméras déportées.

En ajoutant des accessoires, vous facilitez vos réunions au quotidien : 

- Une ou plusieurs tablettes de contrôle : dans un système autonome, la tablette de contrôle permet de faciliter la gestion de la réunion. Souvent installée au centre de la  table, elle permet de rejoindre la réunion mais également d'accéder à différents paramétrages, tels que la mise des microphones en mute ou l'ajustement du volume des haut-parleurs. Certains fabricants proposent même d'intégrer plusieurs tablettes pour un même système visio. Idéal pour les grands espaces, cette configuration permet de gérer la visioconférence depuis différents endroits de la salle.

- Un écran de réservation de salle : les écrans de réservation de salle facilitent la gestion des espaces partagés. Ces derniers s'installent à l'extérieur de la salle et se connectent à l'agenda de votre entreprise. En un coup d'oeil, les collaborateurs sont informés de la disponibilité de la salle.

- Un accessoire pour rebasculer en USB : les avantages de la visioconférence autonome sont certains. Cependant, il est possible que vos collaborateurs aient parfois besoin de rebasculer en visioconférence USB. Dans ce cas, la réunion est lancée depuis l'ordinateur personnel d'un des participants et peut être effectuée sur n'importe quelle application installée sur le PC. Dans une salle de visioconférence, il convient de disposer d'un accessoire pour quitter le système de salle autonome et repasser en mode USB.

Une fois tout l'équipement installé, il ne vous reste plus qu’à profiter de votre Teams Room , Zoom room ou Google Meet Room d’un simple clic…

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